Вие сте тук

Постижения и резултати от изпълнението на проект «Ключ към качеството»

 

І. ОБЩА ИНФОРМАЦИЯ ЗА ПРОЕКТА

 

Проектът се изпълнява от  Софийския университет «Св. Климент Охридски» в периода 1 февруари 2013 г. – 31 декември 2014 г. В процеса на изпълнение на основните дейности като експерти са привлечени преподаватели от  повечето факултети на СУ, ръководителите на отдели от администрацията, служители, както и външни специалисти. Целта на проекта е повишаване на качеството на образователната и научната дейност в СУ чрез усъвършенстване на системите за управление. Тази цел се конкретизира чрез:

  • Разработване и внедряване на подсистеми, индикатори и стандарти за качество
  • Цялостност и вътрешна съгласуваност на системата за управление на качеството
  • Публичност на действията и постиженията по проследяване на качеството в университета.

Системата за управление на качеството, която се изгражда в резултат на проекта, обхваща всички най-важни процеси и дейности в университета:

  • Учебен процес
  • Научноизследователски процес
  • Административно обслужване
  • Социално-битово обслужване на студентите
  • Проследяване на реализацията на студентите
  • Взаимодействие с външната среда

Системата се развива на базата на постигнатото преди началото на проекта, като съхранява всички добри практики и започнати вече инициативи в отделните сфери на дейност. Затова проектът има за основен фокус усъвършенстването на съществуващите подсистеми и интегрирането им с идеята при изграждане на системата за управление на качеството към цялата университетска общност да се излъчват следните ключови послания:

  • Широк обхват – ориентация към всички заинтересовани страни в университета, партньори и потребители извън него;
  • Отговорност – грижата за качеството е отговорност на всеки, който е част от организацията;
  • Полезност – реални улеснения при вземането на управленски решения;
  • Улеснен достъп - автоматизиране и синхронизиране на отделните подсистеми;
  • Регламентираност – ясни правила и процедури за осигуряване на качество при изпълнение на дейностите;
  • Доверие – подкрепа и насърчаване на постиженията вместо поведение, насочено към избягване на санкциите;
  • Улеснения вместо затруднения при постигането на стандартите.

 

ІІ. КОНКРЕТНИ РЕЗУЛТАТИ ОТ ПРОЕКТА ПО ОСНОВНИТЕ ДЕЙНОСТИ

 

  1. Направен е цялостен преглед и анализ на ключови процеси в СУ (основни, спомагателни и допълнителни) въз основа на описание на дейностите в основните отдели в Ректората в няколко факултета (ФФ, СтФ, ФМИ). За една част от тези процеси бе предложена оптимизация чрез елиминиране на дублиращи се дейности или премахване на излишни и по-добро разпределение на ролите и отговорностите в различните административни звена. За описание и оптимизация на процесите бе използвана специализирана софтуерна програма АРИС. Получените резултати бяха изпратени за мнения и препоръки до всички факултети и отдели в СУ, като от някои от тях бяха получени и конкретни становища. Предложена е структура за описание на стандарти за качествено изпълнение на всички процеси, включваща избрани индикатори за отчитане и измерване на качеството на процесите в СУ. Дефинирани са няколко примерни стандарта за ключови дейности.

 

 

  1. Развити и усъвършенствани са няколко от ключовите информационни системи на СУ:
  • Система за документооборот „Архимед“:

-          Нов модул за автоматично проследяване на подадени молби и доклади от преподаватели и служители в СУ. Внедрена е система Webcheck, чрез която преподавателите могат да пускат преписки и да ги следят в системата, без да са регистрирани с отделни административни роли. 

-          Разширяване на функционалността на системата и оптимизиране на процесите за подаване на молби за отпуска, на доклад за заплащане на хонорувани преподаватели и за заплащане на часовете за наднормена заетост.

 

  • Система за счетоводството

Проектирани са нови модули, които позволяват интегриране на отделните счетоводни звена и създаване на възможност за детайлен анализ на наличната финансова информация. Реализацията на този проект за усъвършенстване на системата може да стане на следващ етап, когато има ресурс за това, така че да се приложи и моделът за финансова ефективност, разработен по проекта от екипа на главния счетоводител.

 

  • СУСИ

 

-          Нов модул за електронни разплащания на студенти – заплащане на студентските такси чрез системата EasyPay. Модулът е внедрен пилотно чрез реално тестване във ФМИ и е готов за приложение и в другите факултети. Внедряването му в целия университет може да стане по решение на ръководството и след провеждане на подходящ инструктаж на съответните служители по факултети.

-          Нов модул за планиране използването на материалната база - разпис на залите с наличните в тях ресурси (компютърна техника, проектори и др.). Модулът е разработен на база задание от служителите в отдел „Образователни дейности“.

-          Автоматизиране на индивидуалните планове и отчети на преподавателите и обвързването им с разписа на учебните занятия;

-          Усъвършенстване на системата СУСИ с цел оптимизиране на процеса на заявка на избираеми дисциплини;

-          Модул за интегриране на СУСИ с външни системи (напр. тези за стипендиите и общежитията).

 

  • Система за класиране на студентите за общежития и система за класиране на студентите за получаване на стипендии – интегрирани със системата за управление на студентска информация.
  • Модули в подкрепа на система за научноизследователската дейност

-          Разработени нови модули:

Модул „Финанси“ - осигурява информация за бюджета и разходите по научноизследователските проекти.

Модул „Обществени поръчки“ - осигурява информация за процедурите и сключените договори за обществени поръчки в СУ „Св. Климент Охридски“ .

Модулите работят с обща номенклатура на класификатора на обществени поръчки, което оптимизира процеса на планиране и извършване на разходи по научноизследователските проекти.

  • Интегриране на наличните информационни системи

-          Разработени компоненти към информационните системи за научноизследователска дейност  „Авторите“, „Проекти“ и СНИИ, така че да могат да се ползват за подаване на всички необходими справки от СУ към МОН и други институции.

-          Разработени компоненти към гореспоменатите системи за интегриране помежду им и автоматично извличане на налична в тях информация с цел публичната информация от тях може да добавя автоматично на уеб сайта на на СУ в разделите за факултетите и на преподавателите, както и да е достъпна за всички световни автоматизирани библиотеки с цел увеличаване на публичността и на цитируемостта на публикациите на преподавателите от университета.

 

  1. Създадени са механизми за управление на качеството, които се отнасят до:

 

  • Атестиране на преподавателите и служителите
  • Икономизиране и оценка на ефективността на ключови дейности в университета
  • Обратна връзка от заинтересованите страни
  • Актуализиране на учебните планове
  • Проследяване на реализацията на студентите
  • Проучване на мнението на потребителите за продуктите и услугите, предлагани от СУ
  • Качество на дистанционното обучение

 

  1. Разработени и апробирани са следните инструменти за събиране на данни и осигуряване на качеството:

 

  • Въпросник за обратна връзка от студентите
  • Въпросник за проучване мнението на външни партньори и работодатели
  • Въпросник за проучване на реализацията на студентите, завършили СУ
  • Въпросник за качеството на административното обслужване
  • Въпросник за студенти за необходимостта от промени в учебните планове (разработен заедно с представители на Студентския съвет).

 

ІІІ. ПОЗИТИВНИ ЕФЕКТИ ОТ ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ПРОЕКТА

  1. Може да се приеме, че в Софийския университет вече има действаща система за управление на качеството – разработени са елементите на системата и са изградени връзки между тях. Системата е съобразена със спецификата на университета и с неговите потребности от определени подсистеми, които да функционират в синхрон. Надградени и усъвършенствани са някои от съществуващите компоненти, свързани с управление на качеството. Създадени са и нови елементи, които не са съществували до момента – като подсистемата за вътрешен одит и са обучени вътрешни одитори, предложени от структурните звена на университета. Направени са корекции в документацията, регламентиращи функционирането на системата – променен е Наръчникът по качеството, Правилника за устройство и дейност на Центъра по качеството, пакет документи по атестирането и др. Предстои внасянето на изброените документи за обсъждане и гласуване в Академически съвет.
  2. Постигнато е по-високо равнище на разбиране на проблемите по управление на качеството сред академичната общност – има повече информация за смисъла от управление на качеството; макар и бавно, започна процес на изграждане на единно разбиране за качеството и говорене на един език. С въпросите на качеството вече са ангажирани много повече хора. Активирани са Факултетските комисии по качеството, проведени са редица срещи с тях за изясняване на техните функции и за ангажирането им в различни етапи от осигуряването на качеството на ниво факултет.
  3. Усъвършенствани са редица информационни системи, което създава благоприятни възможности системата за ефективно обслужване на процесите по управление на качеството.
  4. Разработени са механизми и инструменти за проследяване на качеството във всички негови аспекти, които могат да се ползват от факултетските ръководства за регулярно събиране на данни, анализ на тенденции и др. за нуждите на процедурите по акредитация на професионалните направления и атестирането на преподавателите. Чрез тези механизми и инструменти на практика ще се улесни и процесът по подготовка на институционалната акредитация и доклади за следакредитационен контрол.
  5. Центърът за управление на качеството в СУ работи по-активно и е превърнат в звено, което инициира и координира събития и процеси по функциониране на системата за качество.
  6. Създадени са условия за по-осезаема ориентация на университета към работодателите, кандидат-студентите и потребителите на научни продукти.

 

Theme by Danetsoft and Danang Probo Sayekti inspired by Maksimer